Personvernerklæring

En IP-adresse er definert som en personopplysning fordi den kan spores tilbake til en bestemt maskinvare og dermed til en enkeltperson. LDO bruker Google Analytics sin sporingskode som anonymiserer IP-adressen før informasjonen lagres og bearbeides av Google. Dermed kan ikke den lagrede IP-adressen brukes til å identifisere en enkeltperson. Informasjonen som samles inn av Google Analytics lagres på Googles servere. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern.

Webanalyse og Google Analytics

Som en viktig del av arbeidet med å lage et brukervennlig nettsted, ser vi på brukermønsteret til de som besøker nettstedet. For å analysere informasjonen, bruker vi analyseverktøyet Google Analytics.

Google Analytics bruker informasjonskapsler/cookies (små tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin), som registrerer brukernes IP-adresse, og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson.

Informasjonskapsel (cookie) er en liten tekstfil som lastes ned og lagres på din datamaskin når du åpner en nettside. Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Informasjonskapsler i forbindelse med side- og tjenestefunksjonalitet på vår hjemmeside

LDO bruker informasjonskapsler i drift og presentasjon av innholdet fra vår hjemmeside. For eksempel språkkode for språket som er valgt. Informasjonskapsler kan brukes også til å støtte lastbalanseringen av systemet (optimalisering i forbindelse med nedlastning av nettside) slik at alle brukere blir sikret en best mulig opplevelse og at tjenesten presenterer data til rett mottaker.

Slik håndterer du informasjonskapsler i din nettleser

Hvis du ønsker at cookies skal avvises, så kan du endre innstillingene i nettleseren slik at du enten blokkerer informasjonskapsler fra å bli lastet ned automatisk, eller at du får et valg om å laste ned hver enkelt informasjonskapsel. Informasjonskapsler som har blitt lastet ned tidligere kan også slettes av nettleseren. For mer informasjon, se dokumentasjonen for den aktuelle nettleseren.

Internet Explorer og Edge

Google Chrome

Mozilla Firefox

Safari (alt. 1) , Safari (alt. 2) 

Opera 

Nyhetsbrev

Du kan abonnere på LDOs nyhetsbrev ved å registrere ditt navn og e-postadresse. Ved registrering trenger vi samtykke fra deg. Din registrerte kontaktinformasjon, navn og e-postadresse, deles ikke med andre virksomheter og slettes når vi får beskjed om at du ikke lenger ønsker å motta nyhetsbrev fra oss. Mailchimp er portalen vi bruker for å levere tjenesten om nyhetsbrev.

Påmelding i forbindelse med LDOs arrangementer – Liste over seminardeltakere

Når du melder deg på kurs, lagres informasjon til bruk for kursadministrasjon. Du kan melde deg på LDOs arrangementer via e-post, telefon eller ved å bruke elektronisk påmeldingsskjema på LDOs hjemmeside. Påmeldingsskjema vil bli sendt som e-post fra vår hjemmeside til oss. KnowIT AS er databehandler og leverer tjenesten. Informasjon som er registrert via påmeldingsskjema og ligger i selve portalen, vil bli slettet innen tre måneder etter at arrangementet er slutt. Din registrerte informasjon vil bli behandlet internt hos ombudet. Informasjon du har registrert for å delta på LDOs arrangementer vil kun brukes til arrangements sammenheng og deles ikke med andre virksomheter. Når vi får beskjed om at du ikke lenger ønske å få slik informasjon, vil din kontaktinformasjon slettes.

Opplysningene du blir bedt om å oppgi i LDOs kontaktskjema (med eller uten innlogging via ID-porten) gjør det mulig for oss å svare på din henvendelse og arkivere detaljer om saksbehandlingen slik norsk lov krever. Opplysninger om deg kan også bli innhentet fra offentlige registre (Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret) som en del av skjemautfyllingen.

Behandlingsgrunnlag

Vår behandling av personopplysninger utføres for å utøve offentlige oppgaver som vi er pålagt gjennom lov, inkludert arkivloven.

Lagring av opplysninger

Opplysningene du oppgir i skjemaet blir i første omgang lagret hos vår databehandler ACOS AS (med TeleComputing Norge som underleverandør) på vegne av oss først og så til vårt eget arkiv. Etter overføringen blir opplysningen slettet hos ACOS AS. Opplysninger om din brukerprofil blir lagret i ACOS AS systemer på ubestemt tid, inntil du selv foretar sletting av din brukerprofil. Brukerprofilen består av navn, adresse, e-postadresse og telefonnumre.

Sikkerhet

Opplysningene du oppgir overføres kryptert (sikkert) fra din enhet til vår databehandler sine systemer, og derfra kryptert videre til oss. De er kun tilgjengelig for personell som har behov for å se disse, som arkivmedarbeider, saksbehandler, teknisk personell hos databehandler (frem til dataene er overført) og teknisk personell hos oss. Opplysningene oppgis ikke til andre.

Henvendelser om dine rettigheter blir vurdert opp mot gjeldende norsk lovverk. Krav fra deg kan bli avvist dersom norsk lov forhindrer oss fra å etterkomme ønsket.

Ombudet behandler personopplysninger for å oppfylle ombudets lovpålagte oppgaver etter bl.a. likestillings- og diskrimineringsloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven.

Likestillings- og diskrimineringsombudet bruker WebSak som arkiv- og saksbehandlersystem med elektronisk lagring av dokumenter. WebSak er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren ACOS AS som følger offentlige standarder (NOARK 5). Arkivmedarbeidere er delegert det daglige ansvaret for systemet. Det er utarbeidet arkivplan og nødvendige rutiner for bruk av arkivsystemet. Avdelingslederne følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og annen relevant informasjon som framgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger.

Ombudet er pålagt å publisere offentlig postjournal. Det gjøres på www.ldo.no. Postjournalen er en systematisk og løpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalene gjøres tilgjengelig på en felles portal som kalles OEP. Det betyr at det er en samordning av offentlige postjournaler i en tjeneste på internett som er tilgjengelig for alle.

Ved krav om innsyn utleveres opplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven. Taushetsbelagte opplysninger anonymiseres.

Det er etablert sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.

I offentlighetsforskriften § 7, jf § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal framgå av offentlig journal og journaler som legges ut på nettet. Videre er det fastsatt at personnavn ikke skal kunne søkes fram i OEP når publiseringen er eldre enn ett år.

LDO ble etablert i 2006 som en fusjon mellom tre statlige virksomheter. Vårt historiske arkiv går tilbake til januar 2006.

LDO oppfordrer til ikke å sende personsensitive opplysninger i vanlig e-post.

Ombudet benytter e-post, telefon og personlig oppmøte som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle ombudets lovpålagte oppgaver. Den enkelte saksbehandler som mottar e-post, telefoner og tar imot personer ved oppmøte, har det daglige ansvaret for at behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng ivaretas. Relevante opplysninger som framkommer i saken journalføres elektronisk. E-poster med personsensitive opplysninger blir slettet etter at de er journalført i WebSak.

Ombudets medarbeidere benytter e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratredelse vil enkelte relevante e-poster kunne bli overført til andre saksbehandlere for videre saksbehandling. Deretter slettes e-postkontoen.

Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til ikke å sende taushetsbelagte, sensitive og andre fortrolige opplysninger via vanlig e-post.

Det skrives et notat etter telefonsamtaler. Notatet blir journalført med telefonnummer og navn på innringer dersom vedkommende ikke velger å være anonym. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres. Telefonsamtaler til vår veiledningstjeneste telles i anonym form for statistisk formål.

Bestilling av publikasjoner

På nettsiden kan du bestille våre publikasjoner ved å oppgi navn, e-post, telefon, adresse, postnummer og sted. Det er ombudet som sender ut publikasjonene. Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av publikasjoner blir ikke benyttet til andre formål enn å effektuere bestillingen. Etter bestillingen er effektuert vil alle opplysninger slettes.

Tips til ombudet

Alle tips til ombudet lagres i vårt arkivsystem WebSak, som beskrevet under «arkiv og saksbehandling». Tipsmeldinger telles i anonym form for statistisk formål.

Ved inngangspartiet på gateplan hvor ombudet har sine kontorer, er det montert et kamera som aktiveres ved å ringe på dørklokka. Bildet av inngangspartiet vises på en portåpner i vår resepsjon i sanntid og vi har ingen opptaksmulighet. Gårdeier tar opptak som følger deres interne sikkerhetsrutiner.

I tillegg til personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for LDOs behandling av personopplysninger. Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. LDO praktiserer meroffentlighet, det vil si at ombudet så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige. Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet hos oss. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.

Arkivloven gir regler om hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Ombudet er også tilsynsmyndighet etter likestillings- og diskrimineringsloven. Saksbehandlingen her vil kunne innebære behandling av personopplysninger, tilsvarende som for personopplysningsloven.

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandling av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd.

De som har kontaktet ombudet i forbindelse med en veiledningssak har rett på innsyn i egne opplysninger. Du har også rett til å be om at eventuelle uriktige og ufullstendige opplysninger blir rettet. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt.

De nye reglene som innføres i 2018 er EUs personvernforordning, General Data Protection Regulation (GDPR). I Norge blir de nye reglene en del av den nye personopplysningsloven. De nye reglene gi sterkere rettigheter over egne opplysninger. Rettigheter gjelder bl.a.:

• Rett til å be å få korrigert personopplysninger som er uriktig eller unøyaktig
• Rett til å be om innsyn
• Rett til å be om begrensning av behandling av persondata
• Rett til å protestere på hvis persondata lagret blir brukt annet enn det som er nødvendig til å drifte selve tjenesten
• Rett til å be om sletting av data lagret om deg

Les mer om personvern og GDPR på www.datatilsynet.no

Personvernombudet i LDO og tiltak

Carl Fredrik Riise er personvernombud i LDO. I tilfelle av avvik kan personvernombudet kontaktes.

Du kan sende henvendelse til LDOs personvernombud via post@ldo.no (Se også «kontaktinformasjon».)

Henvendelsen vil bli videreført til både personvernombudet og behandlingsansvarlig. Behandlingstiltak varierer og er basert på forskjellige tilfeller, og vil gjennomføres ifølge LDOs rutiner bl.a. rutine for innsynsbegjæring og praksis for sletting.