Om personvernerklæringen
Erklæringa inneheld informasjon som du har krav på når det samlast inn opplysningar frå nettstaden vår (personopplysningsloven § 19), og generell informasjon om korleis vi behandlar personopplysningar (personopplysningsloven § 18, 1. ledd).
LDO, ved ombodet, er behandlingsansvarleg for verksemda si behandling av personopplysningar. Det er frivillig for dei som besøkjer nettsidene, å oppgi personopplysningar i samband med tenester som å ta imot nyheitsbrev, bruke del- og tipstenesta osv. Behandlingsgrunnlaget er samtykke frå den enkelte, med mindre anna er spesifisert.
(Oppdatert 21.7.2022)
Informasjonskapsel (cookie)
Informasjonskapsel (cookie) er ein liten tekstfil som lastast ned og lagrast på datamaskinen din når du opnar ei nettside. Lagring av opplysningar og behandling av desse opplysningane er ikkje tillaten, med mindre brukar både har blitt informert om og har gitt samtykket sitt til behandlinga. Brukaren skal få vite om og godkjenne kva for nokre opplysningar som behandlast, kva formålet med behandlinga er og kven som behandlar opplysningane, jf. ekomloven § 2-7b.
Informasjonskapslar i samband med side- og tenestefunksjonalitet på heimesida vår
LDO bruker informasjonskapslar i drift og presentasjon av innhaldet fra heimesida vår. Til dømes språkkode for språket som er valt. Informasjonskapslar kan også brukast til å støtte lastbalanseringa av systemet (optimalisering i samband med nedlasting av nettside), slik at alle brukarar blir sikra ei best mogleg oppleving og at tenesta presenterer data til rett mottakar.
Slik handterer du informasjonskapslar i nettlesaren din
Viss du ønskjer at cookies skal avvisast, så kan du endre innstillingane i nettlesaren slik at du anten blokkerer informasjonskapslar fra å bli lasta ned automatisk, eller at du får eit val om å laste ned kvar enkelt informasjonskapsel. Informasjonskapslar som har blitt lasta ned tidlegare, kan også slettast av nettlesaren. For meir informasjon, sjå dokumentasjonen for den aktuelle nettlesaren.
Internet Edge (Internet explorer er utgått)
Kontaktskjema
Opplysningane du blir bedt om å oppgi i LDOs kontaktskjema (med eller utan innlogging via ID-porten), gjer det mogleg for oss å svare på førespurnaden din og arkivere detaljar om saksbehandlinga, slik norsk lov krev. Opplysningar om deg kan også bli innhenta frå offentlege register (Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret) som ein del av skjemautfyllinga.
Behandlingsgrunnlag
Behandlinga vår av personopplysningar utførast for å utøve offentlege oppgåver som vi er pålagt gjennom lov, inkludert arkivloven.
Lagring av opplysningar
Opplysningane du oppgir i skjemaet, blir i fyrste omgang lagra hos databehandlaren vår, ACOS AS (med TeleComputing Norge som underleverandør), på vegner av oss fyrst og så til eiget arkiv. Etter overføringa blir opplysninga sletta hos ACOS AS. Opplysningar om brukarprofilen din blir lagra i ACOS AS sine system på ubestemt tid, inntil du sjølv føretek sletting av brukarprofilen din. Brukarprofilen inneheld namn, adresse, e-postadresse og telefonnummer.
Tryggleik
Opplysningane du oppgir, overførast kryptert (sikkert) frå eininga di til databehandlaren vår sine system, og derfrå kryptert vidare til oss. Dei er berre tilgjengeleg for personell som har behov for å sjå desse, som arkivmedarbeidar, saksbehandlar, teknisk personell hos databehandlar (fram til dataa er overført) og teknisk personell hos oss. Opplysningane blir ikkje oppgitt til andre.
Førespurnader om rettane dine blir vurdert opp mot gjeldande norsk lovverk. Krav frå deg kan bli avvist dersom norsk lov forhindrar oss frå å rette oss etter ønsket.
E-post, telefon og personlig oppmøte
LDO oppfordrar til ikkje å sende personsensitive opplysningar i vanleg e-post.
Ombodet nyttar e-post, telefon og personleg oppmøte som ein del av det daglege arbeidet for å oppfylle dei lovpålagte oppgåvene til ombodet. Den enkelte saksbehandlaren som tek imot e-post, telefonar og personar ved oppmøte, har det daglege ansvaret for at behandlinga av personopplysningar i denne samanhengen blir teke hand om. Relevante opplysningar som kjem fram i saka, blir journalført elektronisk. E-postar med personsensitive opplysningar blir sletta etter at dei er journalført i WebSak.
Medarbeidarar frå ombodet nyttar e-post i alminneleg dialog med interne og eksterne kontaktar. Den enkelte er ansvarleg for å slette meldingar som ikkje lenger er aktuelle, og minst kvart år gjennomgå og slette unødvendig innhald i e-postkassen. Ved avgang vil enkelte relevante e-postar kunne bli overført til andre saksbehandlarar for vidare saksbehandling. Deretter slettast e-postkontoen.
Vi gjer oppmerksam på at vanleg e-post er ukryptert. Vi oppfordrar deg derfor til ikkje å sende teiepliktige, sensitive og andre fortrulege opplysningar via vanleg e-post.
Det blir skrive eit notat etter telefonsamtalar. Notatet blir journalført med telefonnummer og namn på innringar dersom vedkommande ikkje vel å vere anonym. Det blir gjort inga anna systematisk registrering av telefonsamtalar der innringar kan identifiserast. Telefonsamtalar til rettleiingstenesta vår teljast i anonym form for statistisk formål.
Saksbehandling og arkiv
Ombodet behandlar personopplysningar for å oppfylle dei lovpålagte oppgåvene til ombodet etter bl.a. likestillings- og diskrimineringsloven, forvaltningsloven, offentlegheitsloven og arkivloven.
Likestillings- og diskrimineringsombodet bruker WebSak som arkiv- og saksbehandlarsystem med elektronisk lagring av dokument. WebSak er eit arkiv- og saksbehandlingssystem frå leverandøren ACOS AS som følgjer offentlege standardar (NOARK 5). Arkivmedarbeidarar er delegert det daglege ansvaret for systemet. Det er utarbeidd arkivplan og nødvendige rutinar for bruk av arkivsystemet. Avdelingsleiarane følgjer opp at den faktiske saksbehandlinga er i samsvar med rutinane.
Det registrerast ulike typar personopplysningar i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysningar som namn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og annan relevant informasjon som kjem fram av førespurnaden. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i samsvar med arkivlovgivinga. Saksdokumenta kan i tillegg innehalde sensitive personopplysningar.
Ombodet er pålagt å publisere offentleg postjournal. Det gjerast på www.ldo.no. Postjournalen er ei systematisk og løpande registrering av alle inngåande og utgåande saksdokument. Journalane gjerast tilgjengeleg på ein felles portal som kallast OEP. Det betyr at det er ei samordning av offentlege postjournalar i ei teneste på internett som er tilgjengeleg for alle. Ved krav om innsyn utleverast det opplysningar i samsvar med offentlegheitsloven og forvaltningsloven. Teiepliktige opplysningar anonymiserast.
Det er etablert tryggingstiltak og rutinar for svært verneverdig informasjon i arkivet, som til dømes sensitive personopplysningar.
I offentlegheitsforskrifta § 7, jf § 6 fjerde ledd, er det spesifisert ein del opplysningar som ikkje skal kome fram av offentleg journal og journalar som blir lagt ut på nettet. Vidare er det fastsett at personnamn ikkje skal kunne søkast fram i OEP når publiseringa er eldre enn eitt år.
LDO blei etablert i 2006 som ein fusjon mellom tre statlege verksemder. Det historiske arkivet vårt går tilbake til januar 2006.
Nyheitsbrev og påmelding i samband med LDOs arrangementer
Nyheitsbrev
Du kan abonnere på LDOs nyheitsbrev ved å registrere namnet og e-postadressen din. Ved registrering treng vi samtykke frå deg. Den registrerte kontaktinformasjonen din, namnet og e-postadressen, delast ikkje med andre verksemder og slettast når vi får beskjed om at du ikkje lenger ønskjer å ta imot nyheitsbrev frå oss. Mailchimp er portalen vi bruker for å levere tenesta om nyheitsbrev.
Påmelding i samband med LDOs arrangement – Liste over seminardeltakarar
Når du melder deg på kurs, lagrast informasjon til bruk for kursadministrasjon. Du kan melde deg på LDOs arrangement via e-post, telefon eller ved å bruke elektronisk påmeldingsskjema på LDOs heimeside. Påmeldingsskjema vil bli sendt som e-post frå heimesida vår til oss. KnowIT AS er databehandlar og leverer tenesta. Informasjon som er registrert via påmeldingsskjema og ligg i sjølve portalen, vil bli sletta innan tre månader etter at arrangementet er slutt. Den registrerte informasjonen din vil bli behandla internt hos ombodet. Informasjon du har registrert for å delta på LDOs arrangement, vil berre brukast i samband med arrangement og delast ikkje med andre verksemder. Når vi får beskjed om at du ikkje lenger ønskjer å få slik informasjon, vil kontaktinformasjonen din bli sletta.
IP-adresse og webanalyse
Ei IP-adresse er definert som ei personopplysning fordi ho kan sporast tilbake til ein bestemt maskinvare og dermed til ein enkeltperson. LDO bruker Google Analytics sin sporingskode, som anonymiserer IP-adressa før informasjonen blir lagra og tilarbeidd av Google. Dermed kan ikkje den lagra IP-adressa brukast til å identifisere ein enkeltperson. Informasjonen som samlast inn av Google Analytics, lagrast på serverane til Google. Motteke opplysningar er underlagt Googles retningsliner for personvern.
Webanalyse og Google Analytics
Som ein viktig del av arbeidet med å lage ein brukarvennleg nettstad ser vi på brukarmønsteret til dei som besøkjer nettstaden. For å analysere informasjonen bruker vi analyseverktøyet Google Analytics.
Google Analytics bruker informasjonskapslar/cookies (små tekstfilar som nettstaden lagrar på datamaskinen til brukaren), som registrerer IP-adressa til brukarane, og som gir informasjon om den enkelte brukar sine rørsler på nettet. Eksempel på kva statistikken gir oss svar på, er kor mange som besøkjer ulike sider, kor lenge besøket varer, kva for nokre nettstader brukarane kjem frå, og kva for nokre nettlesarar som brukast. Ingen av informasjonskapslane gjer at vi kan knytte informasjon om bruken din av nettstaden til deg som enkeltperson.
Bestilling av publikasjonar, tips til ombodet
Bestilling av publikasjonar
På nettsida kan du bestille publikasjonane våre ved å oppgi namn, e-post, telefon, adresse, postnummer og stad. Det er ombodet som sender ut publikasjonane. Personopplysningar som vi får inn ved bestillingar av publikasjonar, blir ikkje nytta til andre formål enn å effektuere bestillinga. Etter at bestillinga er effektuert, vil alle opplysningar bli sletta.
Tips til ombodet
Alle tips til ombodet blir lagra i WebSak, arkivsystemet vårt, som beskrive under «arkiv og saksbehandling». Tipsmeldingar teljast i anonym form for statistisk formål.
Kamera i porttelefonen til kontora våre i Oslo
Ved inngangspartiet på gateplan der ombodet har kontora sine, er det montert eit kamera som blir aktivert ved å ringje på dørklokka. Bildet av inngangspartiet visast på ein portopnar i resepsjonen vår i sanntid, og vi har inga opptaksmoglegheit. Gardseigar tek opptak som følgjer dei interne tryggleiksrutinane deira.
Anna relevant lovgiving
I tillegg til personopplysningsloven har blant anna følgjande lovar betydning for LDOs behandling av personopplysningar. Offentlegheitsloven med forskrifter inneheld reglane for når eit dokument er offentleg tilgjengeleg for publikum, og når eit dokument kan sjåast bort frå offentlegheit. LDO praktiserer meiroffentlegheit, det vil seie at ombodet så langt det er mogleg, legg vinn på at dokument skal vere offentlege. Forvaltningsloven inneheld saksbehandlingsreglar for korleis saka di vil bli behandla hos oss. Som part i saka har du særskilde rettar, bl.a. om innsyn i dokumenta i saka.
Arkivloven gir reglar om korleis arkivskapar skal behandle og oppbevare saksdokumenta, og dessutan avlevering til arkivinstitusjon.
Ombodet er også tilsynsmyndigheit etter likestillings- og diskrimineringsloven. Saksbehandlinga her kan innebere behandling av personopplysningar, tilsvarande som for personopplysningsloven.
Alle som spør, har rett på grunnleggjande informasjon om behandling av personopplysningar i ei verksemd etter personopplysningsloven § 18, 1. ledd.
Dei som har kontakta ombodet i samband med ei rettleiingssak, har rett på innsyn i eigne opplysningar. Du har også rett til å be om at eventuelle uriktige og ufullstendige opplysningar blir retta.
Personvernslova og GDPR
EUs personvernforordning blei innført i 2018 i Noreg. GDPR står for General Data Protection Regulation. I Noreg er dei nye reglane ein del av den nye personopplysningslova. Desse reglane gir sterkare rettar over eigne opplysningar. Rettar gjeld bl.a.:
- Rett til å be om å få korrigert personopplysningar som er uriktig eller unøyaktig
- Rett til å be om innsyn
- Rett til å be om avgrensing av behandling av persondata
- Rett til å protestere viss persondata som er lagra, blir brukt til noko anna enn det som er nødvendig for å drifte sjølve tenesta
- Rett til å be om sletting av data som er lagra om deg
Les meir om personvern og GDPR på www.datatilsynet.no
Personvernombodet i LDO og tiltak
Kathinka Theodore Aakenes Vik er personvernombod i LDO. I tilfelle av avvik kan personvernombodet kontaktast. Bjørn Erik Thon er behandlingsansvarleg.
Du kan sende førespurnad til LDOs personvernombod via post@ldo.no (Se også «kontaktinformasjon».)
Førespurnaden vil bli vidareført til både personvernombodet og behandlingsansvarleg. Behandlingstiltak varierer og er basert på forskjellige tilfelle, og vil gjennomførast i samsvar med LDOs rutinar, bl.a. rutine for innsynskrav og praksis for sletting.