Aktivitets- og utgreiingsplikt (ARP)

Alle arbeidsgivarar i Noreg har ei generell plikt til å arbeide aktivt, målretta og planmessig for likestilling og mot diskriminering. Nokre verksemder er i tillegg forplikta til å gjere greie for arbeidet sitt og jobbe etter ein konkretisert arbeidsmetode. Desse er

• arbeidsgivar i alle offentlege verksemder, uavhengig av storleik
• arbeidsgivar i private verksemder med fleire enn 50 tilsette
• arbeidsgivar i private verksemder med fleire enn 20 tilsette dersom ein av arbeidslivet sine partar i verksemda krev det

Offentlege verksemder vil til dømes seie departement, direktorat, fylkeskommunane, kommunane, nemnder, kommunale råd, offentlege universitet og høgskular.

Med private verksemder meiner vi private selskap og føretak uavhengig av ansvarsform, og dessutan private organisasjonar.

Talet på tilsette blir rekna ut ved å sjå på gjennomsnittet av talet på tilsette i løpet av eit rekneskapsår. Ved berekninga av talet på arbeidstakarar skal alle som arbeider minst 20 timar i veka, reknast med. Etter ombodet si vurdering skal permitterte arbeidstakarar teljast med som tilsette. Innleigde arbeidstakarar er ikkje tilsette i verksemda og skal ikkje teljast med. Sesongarbeidarar skal normalt ikkje medreknast blant talet på tilsette då dei ikkje oppfyller kravet om minst 20 timar arbeidstid i veka.

Gjeld kvar juridisk eining

Aktivitets- og utgreiingsplikta gjeld kvar juridisk eining. Kvart rettssubjekt i eit konsern må etterleve ARP på sjølvstendig grunnlag. Morselskap har ikkje ansvar for å rapportere etter § 26a for dotterselskapa sine. Kravet til kvar verksemd er å rapportere i årsrapport eller i anna offentleg tilgjengeleg dokument. Årsrapporten til morselskapet vil vere «eit anna offentleg dokument». Utgreiinga må då innehalde ei vurdering av kvart selskap. Det må òg komme klart fram kva delar av innhaldet som gjeld kva verksemd. Ansvaret ligg dermed på styret i kvart enkelt selskap. Konsernstyret kan dermed ikkje behandle likestillingsarbeidet for alle selskapa i eit konsern.

Aktivitets- og utgreiingsplikta gjeld for norske selskap. Dersom tillitsvalde i ein norsk filial med mellom 20 og 50 tilsette ber om det, må filialen lage ei utgreiing. Det utanlandske selskapet har ikkje ei slik forplikting.

For å sikre at arbeidstakarar og arbeidssøkjarar får like moglegheiter er det behov for aktive og målretta likestillingstiltak. Derfor er alle arbeidsgivarar i Noreg, sjølv dei minste, pålagde ei generell aktivitetsplikt. Dette er beskrive i § 26 i likestillings- og diskrimineringslova, første ledd. For alle offentlege arbeidsgivarar og alle private arbeidsgivarar med mellom 20 og 50 tilsette gjeld ei spesifisert og konkret plikt. Denne er beskriven i likestillings- og diskrimineringslova § 26, andre ledd. Verksemdene som er omfatta av aktivitetsplikta, skal

• A) undersøkje om det finst risiko for diskriminering eller andre hinder for likestilling
• B) analysere årsaker til identifiserte risikoar
• C) setje i verk tiltak som er eigna til å motverke diskrimineringa og bidra til auka likestilling og mangfald i verksemda
• D) vurdere resultatet av arbeidet etter bokstav a –c

Arbeidsgivarar som ein del av bokstav a, skal òg gjere ei lønnskartlegging. Ufrivillig deltid skal òg kartleggjast annakvart år. Det er bestemde diskrimineringsgrunnlag og område arbeidsgivarar skal jobbe med.

Aktivitetsplikta omfattar i dag følgjande grunnlag:

• kjønn
• funksjonsnedsetjing
• seksuell orientering
• kjønnsidentitet
• kjønnsuttrykk
• religion og livssyn
• etnisitet
• omsorgsoppgåver
• graviditet
• foreldrepermisjon og adopsjon

Arbeidsgivarane skal òg arbeide for å forhindre kjønnsbasert vald, trakassering og seksuell trakassering, og samansett diskriminering.

Vurderinga av risiko og hinder skal gjerast på følgjande område:

• Rekruttering
• Lønns- og arbeidsvilkår
• Forfremjing
• Utvikling/opplæring
• Tilrettelegging
• Kombinasjon av arbeid og familieliv

Utgreiingsplikta gir både ein offentleg dokumentasjon av arbeidet som er gjort, og ein status for likestillinga. Ho gir eit grunnlag for å jobbe målretta. Utgreiinga blir gitt i årsmelding eller anna offentleg dokument. Dersom utgreiinga blir gitt i anna offentleg dokument, må det visast til i årsmeldinga. Bufdir har laga informasjon om utgreiingsplikta og ein eksempelmal for likestillingsutgreiing som du kan lese meir om her.

Det er arbeidsgivar som har ansvaret for å skrive likestillingsutgreiinga. I verksemder som har eit styre, har styret eit ansvar for at utgreiingsplikta blir oppfylt. Kor omfattande omtalen skal vere, må tilpassast storleiken på verksemda. Ei verksemd med 5000 tilsette har høgare krav til innhald enn ei verksemd med 50 tilsette. Det er òg forventa meir av offentlege verksemder enn av private verksemder.

Alle verksemder som arbeider etter metodikken i § 26 bokstav a til d, skal gjere greie for to ting:

• Del 1: faktisk tilstand for kjønnslikestilling i verksemda
• Del 2: arbeidet dei har gjort for å oppfylle aktivitetsplikta

Minimumskravet i del 1 av utgreiinga

• kartlegging av talet på menn og kvinner i verksemda
• talet på kvinner og menn som jobbar deltid
• talet på kvinner og menn som jobbar i mellombelse stillingar
• uttak av foreldrepermisjon fordelt på kvinner og menn

Dette skal rapporterast årleg. I tillegg skal det minst annakvart år rapporterast om resultata av lønnskartlegging 1 og kartlegging av ufrivillig deltid.

Skal du jobbe med kjønnslikestilling i ei større verksemd? Då kan det vere lurt å seie noko om talet på kvinner og menn på ulike leiarnivå og stillingsnivå.

Hovudregelen er alt som er mindre enn 100 prosent stilling er ei deltidsstilling. Vi tilrår dykk å vise fram talet på kvinner og menn som jobbar høvesvis heiltid og deltid. På denne måten blir det mogleg å samanlikne deltidsdelen mellom kvinner og menn. Ein person som er 50 prosent ufør kan seiast å jobbe 100 prosent av kapasiteten sin. Dette sjølv om vedkommande berre jobbar tilsvarande ei 50 % stilling. I denne samanhengen er det likevel vår tilråding at vedkommande blir rekna med blant deltidstilsette. Kartlegginga av ufrivillig deltid som skal gjerast minst annakvart år, vil vise at årsaka er helse, og at det ikkje gir ein ufrivillig deltidsproblematikk. Det vil nok ofte vere fornuftig å halde slike tilsette utanfor oversiktene som gjeld deltid. De må som arbeidsgivar passe på å ikkje publisere tal og helseopplysningar som kan sporast tilbake til ein enkelt tilsett.

Når det gjeld rapportering på uttak av foreldrepermisjon, er lovkravet ganske enkelt uttak av foreldrepermisjon delt på kvinner og menn. Gjennomsnittstalet for talet på veker for kvinner og menn i eit kalenderår kan vere misvisande. Dette fordi tilsette ofte vil ha permisjon som strekkjer seg frå eit år til eit anna. Vår tilråding er at permisjon teken ut av medmor, skal teljast som permisjon teken ut av kvinner. For eventuell permisjon teken ut av ikkje-binære, vil det vere rett for rapporteringa å plassere vedkommande etter sitt juridiske kjønn. Dette følgjer av lov om endring av juridisk kjønn § 6. Der står det at juridisk kjønn skal leggjast til grunn ved bruken av andre lover og forskrifter.

Arbeidsgivar må kartleggje ufrivillig deltid for å fremje ein heiltidskultur og likestilling i arbeidslivet. Med ufrivillig deltid meiner vi deltidsarbeid der stillingsinnehavar ønskjer og er tilgjengeleg for å jobbe meir. Dersom du ser høg del av ufrivillig deltid gjennom ei medarbeidarundersøking, må du vurdere å setje i verk konkrete tiltak. Kvar enkelt verksemd må sjølv vurdere kva tiltak det er behov for etter ein analyse av situasjonen. Vår tilråding er at kartlegginga blir gjennomført ved å spørje om årsaka til deltid. Spør òg om den deltidstilsette ønskjer å jobbe meir eller mindre. Verksemda di kan ta med andre forhold som kan påverke likestillinga mellom kjønn i verksemda di. Dette kan vere alt frå sjukefråvær til kompetansehevande tiltak i verksemda. Det viktigaste er du skriv om faktorar som er relevante og formålstenlege for å kunne vurdere graden av kjønnslikestilling.

Del 2 av utgreiinga

I denne delen av utgreiinga skal du som arbeidsgivar gjere greie for korleis du jobbar med aktivitetsplikta på alle diskrimineringsgrunnlag. Det skal ikkje berre vere kjønn som i del 1. Då snakkar vi om

• kjønn
• graviditet
• permisjon ved fødsel eller adopsjon
• omsorgsoppgåver
• etnisitet
• religion
• livssyn
• funksjonsnedsetjing
• seksuell orientering
• kjønnsidentitet og kjønnsuttrykk

Du skal beskrive korleis du jobbar med rekruttering, lønns- og arbeidsvilkår, forfremjing, utviklingsmoglegheiter/opplæring, tilrettelegging og kombinasjon av arbeid og familieliv. Det er vesentleg at utgreiinga viser kven som er med i dette arbeidet. Utgreiinga skal òg seie noko om korleis de jobbar for å identifisere risiko for diskriminering og hindre for likestilling. Det er nokre absolutte krav til kva utgreiinga skal dekkje.

Utgreiinga skal innehalde opplysningar om retningslinjer, prinsipp, prosedyrar og standardar. Det skal beskrivast korleis desse blir nytta for å vareta likestilling i daglege drift og personalpolitikk. Desse opplysningane kan til dømes innehalde målsetjingar, strategidokument, varslingsprosedyrar, rekrutteringsprosess eller prinsipp for lønnsfastsetjing.

Arbeidsgivar skal òg opplyse om korleis den obligatoriske arbeidsmetoden etter likestillings- og diskrimineringslova § 26 andre ledd, blir praktisert. Her vil det vere sentralt å seie noko om kva risikoar som er identifiserte, og moglege årsaker til risikoane, jf. bokstav a) og b) i arbeidsmetoden. Kravet er at det skal opplysast om arbeidet. Døme på dette er:

• Korleis har verksemda jobba med aktivitetsplikta?
• Kven har vore involverte?
• Kva analysar er gjorde?
• Kva viser analysane?

Arbeidsgivar må beskrive og opplyse om planlagde tiltak, og kva tiltak som er iverksette. Plikta gjeld alle diskrimineringsgrunnlag, og på alle område av personalpolitikken, jf. bokstav c) i arbeidsmetoden. Kravet er at det skal opplysast om tiltak. Døme på dette er:

• beskriving av ulike tiltak for ulike personalområde. Med personalpolitikk meiner vi til dømes til rekruttering, lønns- og arbeidsvilkår, forfremjing, utviklingsmoglegheiter/opplæring, tilrettelegging og kombinasjon arbeid og familieliv.

Arbeidsgivar skal i utgreiinga gi ei vurdering av resultata som er oppnådde. Det skal òg opplysast om forventningar til dette arbeidet framover, jf. også bokstav d) i arbeidsmetoden. Kravet er at det skal opplysast om resultat av arbeidet. Døme på dette er:

• Kva er oppnådd?
• Kva mål er ikkje nådde?
• Kva manglar det informasjon om?
• Kva ambisjonar finst for neste periode?

Lønnskartlegging er ei lovpålagd plikt for arbeidsgivarar som blir omfatta av utgreiingsplikta beskrive i § 26 andre ledd. Formålet er å finne ut om det er systematiske skilnader i korleis lønn blir fastsett for kvinner og menn i verksemda. Slik kan det vurderast førebyggjande tiltak. Verksemder omfatta av utgreiingsplikta skal publisere resultata frå lønnskartlegginga si i årsmelding eller i anna offentleg tilgjengeleg dokument. Lønnskartlegginga skal gjennomførast slik at dei tilsette får høve til å samanlikne lønna si med gjennomsnittet for eiga stillingsgruppe. Lønnskartlegginga skal ifølgje lova

• bli gjort minst annakvart år
• omfatte alle tilsette i verksemda
• vere grupperte etter likt arbeid og etter arbeid av lik verdi
• vise ei samanlikning av lønna til menn og kvinner i kvar stillingsgruppe
• oppgi lønnsskilnader som kr eller andel
• vise fast lønn og tillegg, kvar for seg eller samla
• vere utført i samarbeid med tillitsvalde og representantane for dei tilsette

Offentleggjering i anonymisert form

Arbeidet skal skje i samarbeid med representantar for dei tilsette. Det gjer at dei tilsette blir sikra ei moglegheit for deltaking og påverknad ved planlegging og evaluering av lønnskartlegginga. For å kunne klargjere lønnsskilnader til arbeid av lik verdi skal tilsette delta i vurderinga av kva stillingar som skal inngå i ulike stillingskategoriar. For meir detaljar sjå informasjon om lønnskartlegging del 2 og lønnskartlegging del 3. De finn òg meir informasjon på nettsidene til Bufdir.

Resultatet av lønnskartlegginga skal offentleggjerast, i anonymisert form, som ein del av likestillingsutgreiinga for verksemda. De må gjere greie for

• lønnsskilnader mellom kvinner og menn totalt (kvinners del i kroner og/eller prosent av menns del)
• lønnsskilnader mellom kvinner og menn på ulike stillingsnivå/-grupper (kvinner sin del i kroner og/eller prosent av menn sin del)
• talet på kvinner og menn på dei ulike stillingsnivåa

Lønnskartlegginga skal vise lønna til alle tilsette i verksemda. Kartlegginga skal vere total og fordelt i stillingsgrupper etter kven som gjer same arbeid og arbeid av lik verdi. Derfor må dei tilsette delast inn i stillingsgrupper. Alle stillingane skal med i inndelinga. De bør ta utgangspunkt i den inndelinga av stillingar som allereie blir brukt i verksemda. Representantane for dei tilsette skal vere med i vurderinga av kva stillingar som høyrer til i kva grupper. Det er lovarbeida til likelønnsregelen i § 34 i likestillings- og diskrimineringslova som viser korleis vurderinga kan gjerast.

• «Same arbeid» er stillingar som har dei same krava, og der dei tilsette gjer like oppgåver. Døme på det er to sjukepleiarstillingar som begge krev bachelorgrad og er på same avdeling.
• «Arbeid av lik verdi» er arbeid som ut frå ei heilskapsvurdering av kompetansekrav til stillinga og andre relevante faktorar, som påkjenning, ansvar og andre arbeidsforhold, kan reknast som likeverdig. Kompetansekrav kan t.d. vere krav til utdanning eller kurs som krevst i dei ulike stillingane. Påkjenning viser til både fysisk belastning og krav om nøyaktigheit i arbeidet. Det gjeld òg psykiske belastningar, t.d. i møte med kundar og brukarar. Ansvar er mellom anna kor stor grad av sjølvstende stillingane krev. Men det er òg oppgåver som fagansvar, personalansvar eller budsjettansvar som inngår i ulike stillingar. Arbeidsforhold er andre sider ved stillinga som t.d. tidspress, risiko, krav til fleksibilitet, prestasjonskrav eller ukomfortabel arbeidstid.

Ulike stillingar skal vurderast opp mot kvarandre

Vurderinga av kva stillingar som gjer arbeid av lik verdi, er ei heilskapsvurdering. Ein må etter beste evne vurdere om krava til ei stilling er like tunge som krava til ei anna stilling. Når ulike stillingar skal vurderast opp mot kvarandre, kan ei stilling som krev lang utdanning, og ei stilling som krev lang og spesifikk arbeidserfaring, etter ei heilskapsvurdering bli vurderte å krevje tilsvarande kompetanse. Stort ansvar på eitt område kan vektast likt som tilsvarande ansvar på eit anna område. Dette sjølv om dei områda stillingane har ansvar for, er veldig ulike. Det finst ikkje noko fasitsvar på korleis verksemda dykkar skal vekte dykkar stillingar opp mot kvarandre. Spørsmålet blir først sett på spissen dersom nokon vel å klage på ei urimeleg lønnsfastsetjing. Då må den konkrete saka vurderast av Diskrimineringsnemnda.

Det er dei objektive krava til stillinga som skal vektleggjast i vurderinga av om stillingar gjer arbeid av likt verdi. Det betyr at det ikkje skal leggjast vekt på individuelle forhold hos bestemde tilsette som har stillingane akkurat no. Døme på det er ansiennitet eller kvaliteten på arbeidsutføringa til personen.

Slik kan du dele inn i stillingsgrupper

• Start med å avdekkje kor mange unike stillingar de har i verksemda dykkar. Ta så utgangspunkt i det systemet de allereie bruker. HR-rådgivar, rekneskapsmedarbeidar, sjukepleiar ved eldreheim kan vere døme på tre stillingar, men det same kan førstekonsulent, rådgivar og seniorrådgivar.
• Involver representantane for dei tilsette. Dette er ofte tillitsvalde. Men der verksemda ikkje har tillitsvalde, kan eit fleirtal av dei tilsette peike ut representantar som skal delta i arbeidet.
• Finn ut korleis de skal evaluere dei ulike stillingane opp mot kvarandre. Dette for at de skal komme fram til kven som utfører «same arbeid» eller «arbeid av lik verdi». Nokon vel å ta utgangspunkt i eksisterande stillingskategoriar og tariffavtalar. Så diskuterer dei seg igjennom dei stillingane som hamnar i gråsoner. Nokon vel å lage ein poengskala for å rangere dei ulike stillingane etter dei fire kriteria nemnde i lova. Nokon lener seg på stemmegiving og konsensus blant representantane.
• Start tidleg, så du har høve til å innhente informasjon frå mellomleiarar eller lokale tillitsvalde ved behov. Spesielt i større verksemder sit ofte ikkje dei som er ansvarlege for lønnskartlegginga på nødvendig kjennskap til krava som blir stilte.
• Når de har komme fram til stillingsgruppene, så vil oversikta gi dykk eit utgangspunkt for å samanlikne lønnsdata. Deretter vurderer de om verksemda fastset lønn uavhengig av kjønn.

Lønnskartlegginga skal vise kor mange menn og kvinner det er i kvar stillingsgruppe og totalt i verksemda. Ho skal òg vise samanlikning av lønnsopplysningar i stillingsgruppene. All lønn og anna arbeidsvederlag skal med i likestillingsutgreiinga for verksemda. Det betyr til dømes at fastlønn, timelønn, faste tillegg, ulike bonusar, overtidsbetaling, ulike ytingar som dekking av arbeidsklede, telefon, telefonabonnement, firmabil, gruppelivsforsikringar, forsikringar og liknande skal med i oversikta. Departementet viser til lønnsdefinisjonen som blir nytta i A-ordninga. Som ein hovudregel skal alle skattbare ytingar reknast med.

Der det er få kvinner og menn i ei stillingsgruppe, må arbeidsgivar ta omsyn til at lønnsopplysningar er ei personopplysning.

Omrekning til heiltidsekvivalentar

Lønna til deltidstilsette må reknast om til heiltid, kalla ein heiltidsekvivalent. Slik får ein grunnlag for å samanlikne lønna med tilsette i andre stillingsprosentar. Jobbar nokon i 50% stilling, må lønna deira justerast opp for å gi eit bilete av kva dei ville tent i full stilling. Omrekning til heiltidsekvivalentar gjeld òg for enkelte typar tillegg og ytingar som avheng av stillingsprosenten, slik som reine ulempetillegg som skift- og turnustillegg. Overtid skal normalt ikkje reknast om til heiltidsekvivalentar.

Der den tilsette har gått opp i lønn, vil det vere ei rett løysing å ta utgangspunkt i utbetalt lønn i året som var. Der den tilsette har gått over i ny stilling, er det viktig å rekne om likt og konsekvent for alle tilsette. Det er to måtar å gjere dette på, og begge vil vere rette:

• å berekne ut frå den stillinga ein har ved årets slutt
• å berekne ut frå den stillinga ein har hatt størstedelen av året

Det er rett at ein berre tel kvar tilsett éin gong i kartlegginga. Dette sjølv om dei kan ha hatt både to og fleire ulike stillingar igjennom året.

Lønnsnivået i dei ulike stillingsgruppene skal førast som eit gjennomsnitt av menn og kvinner si lønn i kvar gruppe. Dette kan førast anten som kronebeløp eller med eit forholdstal som viser kvinners lønn som del av menns lønn. De kan velje om de vil oppgi arbeidsvederlag samla for alle lønnsartar, eller dele det opp. De kan då dele opp i til dømes fastlønn, overtid, bonusar, andre ytingar m.m.

Kva som gir det klaraste biletet av lønnsskilnader i verksemda, avheng av to ting. Det eine er kva slags verksemd de har. Det andre er kva slags stillingar som gjer arbeid av lik verdi som er samla i kvar stillingsgruppe. Det å dele opp i fleire lønnsartar gir eit tydelegare bilete av kva skilnader kjem av. Resultata av lønnskartlegginga skal anonymiserast på grunn av personvernomsyn. Hugs at det er arbeidsgivar sitt ansvar at ikkje individuelle lønnsopplysningar kjem fram av utgreiinga. Dersom det er få lønnstakarar i ei stillingsgruppe, må ein undersøkje om publiseringa gir nokre innsyn i individuelle lønnsopplysningar. Kan til dømes nokon i ei gruppe rekne seg fram til lønnsopplysningar som dei ikkje visste frå før? Personvernomsyn gjer at resultatet frå lønnskartlegginga ikkje kan publiserast for bestemde stillingsgrupper. Trass i dette skal tilsette i desse gruppene ha høve til å samanlikne lønnsnivået sitt med gjennomsnittet i gruppa.

Vi har ansvar for rettleiing og oppfølging av plikta. Ombodet har høve til å gjennomføre oppfølgingsbesøk i verksemder. Vi skal då få tilgang til dokumentasjon som er relevant for å vurdere verksemdene sitt arbeid med aktivitets- og utgreiingsplikta. Ombodet har rett til innsyn i lønnskartlegginga, òg når ho ikkje kan anonymiserast. Vi kan klage mangelfulle årsmeldingar inn for Diskrimineringsnemnda.

Vi held òg kurs og foredrag om aktivitets- og utgreiingsplikta dersom verksemda di ønskjer dette. I tillegg har vi dei faste digitale kursvekene våre om likestilling i arbeidslivet kvar vår og haust. Vi vurderer kurs og foredragsførespurnader fortløpande ut frå kapasitet og tilgjengelegheit. Send oss ein førespurnad på post@ldo.no dersom du har ønske om kurs eller foredrag.  

Du kan òg lese meir om arbeidet med aktivitets- og utgreiingsplikta på Bufdir sine nettsider.