Kapittel 4 Styring og kontroll i verksemda

4.1 Styring og kontroll

LDOs visjon er eit likestilt samfunn der makta og moglegheita for påverknad er likare fordelt, fridomen tilgjengeleg for alle og enkeltmenneskets verdi ukrenkeleg. I strategien for perioden 2014-2016 har LDO satt fem retningar, som beskreve i kapittel 3. For best mogleg mål og resultat har vi i arbeidet med tryggleik og risikovurdering særleg fokusert på ei sikker IKT-drift, ei rask og effektiv saksbehandling med god kvalitet, tryggleik for våre tilsette og at LDO skal vere godt rusta for krisar.

LDO fører regnskap etter SRS – statleg regnskapsstandard. LDOs rutiner innen økonomi og regnskap skal bidra til sikker og effektiv drift og gjere oss mindre sårbar.   

Sikker IKT-drift

LDO har også i 2015 gjennomført ein vellykka restoreringstest og –øving for å sikre at våre backup-rutiner er gode nok. LDO har ei restoreringsløysing med alternativ serverplattform i tilfelle uønska hendingar skulle oppstå, som langvarig nedetid av vårt lokale servertårn eller om våre kontor ikkje er tilgjengelege for oss.

Kartleggingsarbeidet i 2014 identifiserte at det er nødvendig å inkludere digitalangrep i krisescenaria. Grunnleggande tiltak som er innført har fokus på informasjonstryggleik. IKT-drifta i heile 2015 har vore god.

Alle nye medarbeidarar må signere teielovnad og dei får ei grunnleggande IKT-innføring. Samtlege tilsette må signere LDOs IKT-brukeravtale.

Lovhandheving og saksbehandlingstid

Saksbehandlingstida i LDO kan vere ein risikofaktor når det gjeld vår måloppnåing. Vi har jobba lenge med å få saksbehandlingstida ned, med hovedfokus på målet om å gi folk rask, relevant og god bistand. Saksbehandlingstida har gått betydeleg ned i 2015. Sjå meir om saksbehandlingstid i del 3.1.

Tryggleik for våre ansatte

LDO skal vere eit reelt lavterskeltilbud. Folk skal mellom anna kunne kontakte ombudet ved personleg frammøte og få snakke med våre saksbehandlarar. LDO har utarbeida ein eigen tryggleiksinstruks til bruk ved førstegongs personleg frammøte. Denne instruksen blir oppdatert jevnleg og alle tilsette får jevnleg informasjon. I tillegg er det eit eiget opplegg for dei som arbeidar i LDOs førstelinje. Tryggleik for medarbeidarane er alltid prioritert hos oss.

Kriseberedskap

LDO har laga ei kriseplan. Plana er uspesifikk kva gjeld scenario. Den er kortfatta og har fokus på det som er nyttig for LDOs leiing i ei krisehandtering.

Leiargruppa testa kriseplana i ei skrivebordøving tidleg på hausten i 2014, og i ei såkalla input respons-øving i desember same år. Den siste øvinga vart gjennomført av eit firma som trener verksemder i krisehandtering. Kriseplanen er oppdatert i 2015, på bakgrunn av dei erfaringane som vart gjort i dei to øvingane. Kriseplanen er eit dynamisk dokument som vert oppdatert fortløpande, også etter reelle hendingar som kabelbrot og straumbrot. Alle leiarane har kriseplana lett tilgjengeleg, både på kontoret, på mobilen og heime.

Universell utforming i eigne lokaler

LDO har holdt til i dei same moderne lokala i Oslo sentrum siden hausten 2009. Det er teleslyngeanlegg i kontorlokala og i felles møterom i bygget. Krava til universell utforming gjeld dører (dei fleste utan dørstokkar), toalett, skilting og leielinjer for synshemma i golvet. Det er også leielinjer i golvet ved heisane. LDO har interne rutiner for å ta seg av tilsette sine behov for tilrettelegging. Nye medarbeidarar får tilbod om tilretteleggingssamtale kort tid etter at dei har starta opp i stillinga, og vi har eit eiget skjema for samtalen.

IKT-arkitektur

IKT-strukturen i LDO følger dei sju arkitekturprinsippa: Tjenesteorientering, interoperabilitet, tilgjengelegheit, tryggleik, åpenheit, fleksibilitet og skalerbarheit. Disse krava er grunnleggande for analyse, design, utvikling og testing av IKT-løysingar. Formålet med prinsippa er å gjere løysingane meir brukarorienterte og kostnadseffektive, noko som også er eit overordna mål for LDO. Ved systemendringar vil LDO dokumentere etterleving av arkitekturprinsippa i offentlege verksemder ved hjelp av sjølvdeklarasjonsskjemaet som finnast på Prosjektvegvisaren hos Difi. LDO følger Rundskriv P4/2011, som er obligatorisk for offentleg sektor.

I regjeringas digitaliseringsprogram heiter det at den statlege forvaltninga skal vere tilgjengeleg på nett så langt det lar seg gjere. LDO publiserar informasjon på nettsida si i maskinlesbart format etter gjeldande lovverk og forskrifter. Informasjonen blir publisert på www.ldo.no ved bruk av ein open og godkjent standard etter Referansekatalog for IT-standardar i offentleg forvalting. Formata er ved publisering ferdigstilte dokument meint for lesing. Offentleglova blir fulgt når offentlege dokument blir publiserte på LDO si nettside saman med den offentlege postjournalen.

LDO starta tidleg i 2015 arbeidet med overgang til heilelektronisk saksbehandling og arkiv, samt å oppfylle krava styresmaktene har satt i Digitaliseringsrundskrivet til sikker handtering av informasjon (Sikker digital postkasse, SDP). LDO ligg heilt i forkant her og vil ha på plass SDP innen fristen som er satt til 1. kvartal 2016.

Det er utarbeida rutiner for kva som skal gjerast dersom systema går ned for kortare eller lengre tidsrom (katastrofeløysing). Dette tester vi årleg.

Sosiale krav i samanheng med innkjøp i 2015

Siden 2014, uavhengig av storleiken på LDOs anskaffingar, har LDO lagt til rette for at sosiale krav skal veie minst 20 prosent i vurderings- og beslutningsprosessen for å kunne utvise samfunnsansvar. Dette gjeld både sosiale-, etiske og miljømessige krav til at arbeidstakarane som har vore involvert i produksjon av varer og tjenester vi forbruker, har hatt anstendige arbeidsforhold og arbeidsvilkår, og at selskapa opererer i tråd med menneskerettane og gjeldande internasjonale og nasjonale miljøkrav og -standarar. I tillegg følger LDO ILOs kjernekonvensjon. Dette vart gjort etter eit initiativ vi tok overfor Difi, med spesielt fokus på krava til sosialt ansvar i samanheng med offentlege anskaffingar. I 2015 har LDO fulgt opp dette med oppdaterte rutiner og presiserte krav når det gjeld våre anskaffingar.

Tidstjuvar

Ombudet har fokus på å effektivisere og optimalisere våre arbeidsprosessar for å bli enda betre i vårt hjelpe- og endringsarbeid.

I 2015 gjennomførte vi prosjektleiarkurs for våre tilsette, fordi vi ser at interne prosessar kan vere ein tidstjuv. Prosjektleiarkursa har sikra meir effektive interne prosjekt, og tydelegare arbeidsdeiling i prosjekta. Dette frigjer tid. 

I 2015 har vi også videreutvikla arbeidet frå året før med det nye, standardiserte kontaktskjema på nett, der vi ber om meir informasjon frå dei som tar kontakt med oss tidleg i prosessen. Det gjer at vi raskare identifiserar utfordringane til den som tar kontakt, og kan vere meir konkret i rettleiinga.

Kompetanseheving i LDO

LDO er avhengig av kontinuerleg fagleg utvikling og oppdatering for å gjennomføre arbeidsoppgåvene som ligg til organisasjonens mandat. Mykje av den faglege utviklinga vil til ei kvar tid ligge til ombudets hovedoppgåver: lovhandheving, rettleiing og eit aktivt likestillingsarbeid.

Avdeilingsleiarane i LDO, i dialog med sine tilsette, er ansvarleg for å sørge for at dei tilsette til ei kvar tid har rett kompetanse for å ivareta oppgåvene.

LDO har god kompetanse til å ta hand om våre kjerneoppgåver. Vi har ein god balanse mellom ulike fagområder, mellom spesialkompetanse og breddekompetanse og på utviklingsarbeid. Det er likevel behov for å få styrka og halde ved like kompetansen på fleire områder for å gjennomføre våre aktivitetar på ein god måte og å gjere verkeleg veivala vi til ei kvar tid sett oss.

Vi har fast tradisjon for å sørge for god oppdatering på internasjonal rettsutvikling på vårt arbeidsfelt, blant anna gjennom Equinet, det europeiske nettverket for statlege organ tilsvarande Likestillings- og diskrimineringsombudet. Vi har også opparbeida eit godt nettverk for fagleg oppdatering og utvikling innen menneskerettane. Det blir sett av eit fast beløp pr ansatt i LDO for å ta hand om kompetanseutviklinga i organisasjonen og for den enkelte. I 2015 vart midlane forvalta til prosjektleiarkurs, studietur for Rettleiingsavdelinga og deltaking på kurs, fagdagar, seminar etc. Ein av våre seniorrådgjevarar har også hospitert i København i regi av den nordiske tjenestemannsutvekslinga og vi har også hatt ein av våre juristar på hospitering hos Difi. LDO deltar også i statlege nettverk innen HR, mangfold og drift/økonomi.

4.2 Aktivitetsplikta som arbeidsgjevar

Aktivitetsplikter som arbeidsgiver er viktig oss. Vi har dei siste åra fokusert på likestilt rekruttering. Satsinga har to hovedmålsettingar: 1) Sørge for at LDOs rekruttering er profesjonell, likestilt og ikkje-diskriminerande. 2) Sørge for at LDO kan gi betre rettleiing om likestilt rekruttering eksternt. Som ein del av arbeidet har vi vurdert eigen rekrutteringspraksis og utvikla eit rammeverk for likestilt rekruttering.

Vi har gått gjennom alle dei styrande dokumenta for rekruttering og ombudets eigen rekrutteringspraksis for å identifisere diskrimineringsrisiko. Vi stilte spørsmålet om kvar det er fare for at det vi gjer i rekruttering får ulike verknadar for personer frå ulike grupper.

Arbeidet med ombudets rekrutteringspraksis blir ført vidare som eit eige satsningsområde i 2016.

Inkluderande arbeidsliv

Med signering av ny Samarbeidsavtale om eit meir inkluderande arbeidsliv, vart det lagt meir arbeid i at mål- og aktivitetsplana knytta til denne skulle sjåast i samanheng med heile arbeidet knytta til eit førebyggande og inkluderande arbeidsmiljø i LDO. Mykje av det systematiske arbeidet som er knytta til personalforvaltning, kan også sjåast igjen i mål- og aktivitetsplana. 

I 2015 har vi testa ut vårt nye, systematiske opplegg for gjennomføring av medarbeidarsamtalar og lønssamtalar. Vi har som mål å gjennomføre begge samtalane på same tidspunkt for alle medarbeidarane i LDO, medarbeidarsamtalar i februar og lønssamtalar i første halvdel av september. I tillegg skal alle ha en skriftleg oppfølgings- og utviklingsplan. 

Vi har også rutine på at medarbeidarar ved tilbakekomst frå foreldrepermisjon får ein medarbeidarsamtale. Dette skal sikre ei likebehandling av medarbeidarane som har vore ute i rettigheitsbaserte permisjonar. Delar av medarbeidarsamtalen vil ta for seg behov for individuell tilrettelegging, og eit eventuelt etterslep når det gjeld løn.

Det er viktig å ha seniorperspektivet høgt frame i medarbeidaroppfølginga. Ombudet tar hand om seniorperspektivet frå medarbeidar fyller 55 år. Tidlegare vart det gjennomført eigne seniorsamtalar i tillegg til medarbeidarsamtalen. Seniorperspektivet er nå ein integrert del av medarbeidarsamtalane og erfaringa så langt med dette er god.

Tabell 8: Kjønnsbalanse og løn i 2015

Tabellen viser kvinners løn i prosent av menns løn på kvart stillingsnivå per 31.12.2015. Gjennomsnittleg løn per år er berekna ut frå heiltidsekvivalentar. Medarbeidarar i permisjon utan løn er ikkje med i gjennomsnittsberekninga, men inngår i N. Ombudet lønas etter leiarlønstabellen, og er følgeleg heller ikkje med i oversikta, men inngår i N

Tabell 9: Aktivitets- og rapporteringsplikt i LDO

Ledelseskommentar til årsavslutning i LDO for 2015

Kort om verksemda

Likestillings- og diskrimineringsombodet (LDO) skal fremme likestilling og kjempe mot diskriminering på grunn av kjønn, etnisitet, religion, funksjonsevne, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk og alder. Ombodet handhevar diskrimineringsforboda i lovverket, gir rettleiing og er ein pådrivar for likestilling og mangfald.

Reknskapet er utarbeidd etter reglane i SRS

Kommentarar til vesentlige endringar i resultat- og balansepostar i forhold til tidlegere periodar

Løyve i 2015 var på 53 981 000 kroner. Det er ein reduksjon på 54 000 samanlikna med 2014. Ombodet har i åra 2013 og 2014 hatt eit budsjettkutt på til saman fire millionar kroner.

Når det gjeld driftskostnadar, inkludert løn- og personalkostnadar, har det vore ei auke på omlag 743 000 kroner samanlikna med 2014. Konto 6420 Leie av data-utstyr og system (årlige lisensar), konto 6710 Kjøp av tenester til utvikling av programvare, IKT-løysningar mv. og konto 6720 Kjøp av tenester til driftsoppgåver IKT, må sjåast i samanheng. Desse konti viser eit forbruk på om lag 1 093 000 mindre enn i 2014. Årsaka er blant anna ein investering vi gjorde i 2014 med innkjøp av ny EPI-server. Vi har ikkje hatt tilsvarande store investeringar i 2015. LDO har i heile 2015 jobba med å møte krava i Digitaliseringsrundskrivet frå regjeringa. Arbeidet har inkludert nytt sakshandsamingssystemet, kor sikker digital postkasse er integrert.

For tenester til organisasjonsutvikling, innleiing av vikarar og kjøp av andre framande tenester (konto 6730, 6740 og 6790) ble det i 2015 brukt om lag 343 000 kroner meir enn i 2014. Dette skyldast blant anna LDO hadde ei stor satsing på graviditetsdiskriminering i fjor.  

Reisekostnadene viser ei reduksjon på om lag 213 000 samanlikna med 2014.

26. februar 2016

Hanne Inger Bjurstrøm
likestillings- og diskrimineringsombod